Comment mettre en place la facturation électronique dans son entreprise ?
Qu'est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique désigne l’émission, la transmission et la réception de factures sous un format entièrement numérique, structuré et exploitable par les logiciels de gestion. Elle ne se limite donc pas à l’envoi d’un PDF par e‑mail, mais repose sur des données normalisées qui transitent via des plateformes spécialisées. En France, la réforme impose l’usage de formats reconnus et le passage par des plateformes intermédiaires, les Plateformes Agréées (PA, ex-PDP), ce qui garantit la traçabilité, l’authenticité et la conformité fiscale des factures.
Les bénéfices de la facturation électronique pour votre entreprise
Gain de temps et réduction des erreurs
Avec la facturation électronique, vous automatisez de nombreuses tâches qui prenaient du temps : génération des factures, envoi, relances, rapprochements avec les règlements.
Votre équipe saisit moins d’informations manuellement et se concentre davantage sur le suivi des clients, le pilotage de la trésorerie et le contrôle des flux. Cette automatisation réduit les risques d’erreurs de saisie, de doublons ou d’oubli de facturation, ce qui limite les litiges et les retards de paiement.
Amélioration de la traçabilité et de la sécurité
Chaque facture suit un cycle de vie clair : émise, transmise, reçue, acceptée ou rejetée, puis archivée. Les statuts remontent dans votre logiciel EBP ou SAGE, ce qui permet un suivi en temps réel. Les échanges se font via des canaux sécurisés, avec des contrôles renforcés et un archivage électronique adapté aux exigences légales.
Votre entreprise améliore ainsi la traçabilité de ses flux et renforce la sécurité de ses données financières.
Comprendre la réglementation en France
Calendrier de mise en place
La réforme prévoit une généralisation progressive de la facturation électronique pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Les premières obligations concernent la capacité à recevoir des factures électroniques, puis viennent les obligations d’émission. Le calendrier diffère selon la taille de l’entreprise : grandes entreprises, ETI, PME, puis TPE et micro‑entreprises. Il est important d’anticiper ces dates pour éviter une course d’obstacles dans l’urgence !
À compter du 1er septembre 2026 pour toutes les entreprises en réception et pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire en émission
À compter du 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les microentreprises en émission.
Le cas des TPE/PME
Les TPE et PME ne doivent surtout pas attendre les dates limites pour se mettre en règle avec la réforme de la facturation électronique.
En effet, les volumes de mises à jour logicielles, les listes d’attente des intégrateurs et les plateformes PA ex-PDP vont saturer bien avant. Commencer dès maintenant permet de choisir sereinement vos solutions EBP ou SAGE, de tester les connexions avec les plateformes, de former vos équipes et d’ajuster vos processus sans précipitation.
ART INFORMATIQUE vous accompagne pour anticiper ces contraintes et transformer cette obligation en avantage compétitif, avec une trésorerie mieux pilotée et des flux sécurisés.
Qu'est-ce que le format normé ou structuré ?
Un format structuré dans le cadre de la réforme de la facturation électronique désigne un fichier numérique qui contient les données de la facture organisées de manière lisible par les machines, comme le Factur-X, l’UBL ou le CII. Contrairement à un simple PDF, ce format intègre à la fois un document visuel pour l’humain et des informations techniques (montants, TVA, SIREN, dates, identifiants) exploitables automatiquement par les logiciels de gestion, les Plateformes Agréées et le CDD.
Votre entreprise utilise ainsi ces formats pour émettre, recevoir et transmettre des factures sans ressaisie manuelle, ce qui garantit la conformité, accélère les traitements et renforce la traçabilité des flux.
Besoin d’y voir plus clair ?
Obligations légales pour les entreprises
Chaque facture doit respecter un format normé, contenir des informations précises (identifiants, TVA, références, données de paiement) et transiter par une plateforme reconnue par l’administration. Les entreprises doivent aussi remonter certaines informations de transactions nécessaires au e‑reporting.
Mettre en place la facturation électronique dans son entreprise implique donc de vérifier que vos outils respectent ces règles, que vos données clients et fournisseurs sont à jour et que vos processus internes tiennent compte de ces nouvelles obligations.
Est-il obligatoire d'avoir un logiciel de facturation ?
La généralisation de la facturation électronique rend, de fait, l’utilisation d’un outil de facturation ou de gestion compatible indispensable pour créer des factures au bon format, se connecter aux Plateformes Agréées et transmettre les éléments nécessaires à l’administration.
Étapes pour mettre en place la facturation électronique
Choisir une plateforme de dématérialisation
La première étape consiste à choisir l’écosystème qui portera votre facturation électronique : logiciel de gestion (EBP, SAGE) et plateforme de dématérialisation connectée. La plateforme prend en charge la conversion des factures dans les bons formats, le routage vers les clients et la remontée des data vers l’administration. Le choix doit tenir compte de votre volume de factures, de vos types de clients (B2B, B2G, export), de vos besoins d’intégration et de vos contraintes métier.
Adapter vos processus internes
Il faut ensuite adapter vos processus internes à ce nouveau mode de fonctionnement.
Cela passe par la mise à jour des fiches clients et fournisseurs, la définition de circuits de validation clairs, l’administration des statuts de factures et des rejets. Vous devez aussi revoir vos habitudes d’archivage et de suivi des règlements.
L’objectif est de faire de la facturation électronique un flux intégré, et non une couche supplémentaire qui se superposerait à vos pratiques actuelles.
Former vos équipes
La réussite du projet repose aussi sur les utilisateurs. Ils doivent comprendre les nouveautés apportées par la réforme, savoir utiliser les nouveaux écrans EBP ou SAGE et gérer les situations courantes (émission, réception, correction de facture, traitement d’un rejet). Une formation adaptée à chaque profil aide à lever les inquiétudes, à limiter les erreurs de manipulation et à tirer pleinement parti de la dématérialisation.
Solutions EBP & SAGE pour faciliter la transition
Présentation des fonctionnalités clés
Les solutions EBP et SAGE proposent des modules dédiés à la facturation électronique, qui s’intègrent directement dans votre gestion commerciale et votre comptabilité. Elles permettent de créer des factures au format électronique, de se connecter aux plateformes, de suivre les statuts en temps réel et d’archiver les documents de façon sécurisée.
Ces logiciels offrent aussi des outils de compte-rendu qui aident à piloter la facturation, les encaissements et la trésorerie avec des indicateurs fiables.
Intégration native et automatisation simplifiée
Les solutions EBP intègrent le format Factur-X et se connectent directement à la PA Cegid, automatisant la transmission des factures vers l’annuaire des entreprises géré par la DGFiP.
SAGE bénéficie d’une liaison similaire, évitant les développements sur mesure ou les interfaces multiples : la facture générée est contrôlée, transmise à la PA de l’acheteur, et son cycle de vie (émise, reçue, acceptée) est suivi en temps réel dans votre solution logicielle.
Intérêt de choisir les PA intégrées EBP & SAGE
Choisir une Plateforme Agréée (PA, ex-PDP) intégrée nativement aux logiciels EBP et SAGE présente des avantages décisifs pour une mise en conformité fluide et efficace avec la réforme de la facturation électronique.
Conformité et traçabilité garanties
Ces intégrations assurent le respect des formats obligatoires (Factur-X, UBL, CII), des 4 nouvelles mentions légales, et du e-reporting vers le CDD de l’État (ex-PPF). Sans déclaration de PA, aucun flux n’est possible, entraînant une non-conformité ; avec EBP/SAGE, votre choix est déclaré automatiquement, protégeant contre les rejets et sanctions.
Avantages spécifiques pour les TPE et PME
Pour les TPE et PME, EBP et SAGE représentent un compromis efficace entre simplicité d’usage et puissance fonctionnelle. Les interfaces restent accessibles pour des équipes réduites, tout en intégrant les exigences techniques de la réforme.
La Plateforme Agréée (PA) Cegid est entièrement intégrée aux solutions EBP, vous permettant de tout gérer directement depuis votre logiciel EBP, sans jamais en sortir ! Pas besoin de vous connecter à la Plateforme Agréée : gérez factures clients et fournisseurs au même endroit.
Vous utilisez une solution de gestion EBP ? Alors vous êtes au bon endroit !
La connexion entre votre solution de gestion EBP et Cegid PA vous permet de passer la réforme de façon simple et fiable.
Vous avez un logiciel de gestion SAGE ?
Vous êtes aussi au bon endroit : la Plateforme Agréée SAGE (anciennement PDP), intégrée à Sage Network, est dédiée à la gestion des flux d’échanges, incluant la facturation électronique et l’e-reporting
Comment automatiser le processus de facturation dans mon entreprise ?
Automatiser le processus de facturation repose sur trois piliers : une bonne solution informatique, des règles claires et des données propres.
- Commencez par choisir un logiciel de facturation ou de gestion commerciale adapté, par exemple EBP ou SAGE.
- Activez toutes les fonctions d’automatisation disponibles : création automatique des factures récurrentes, génération des factures à partir des devis ou bons de commande, envoi dématérialisé par e‑mail ou via une plateforme de facturation électronique.
- Paramétrez ensuite des modèles de factures standardisés, des conditions de règlement par défaut, des plans de relance automatiques et des workflows de validation simples (qui valide quoi, et à partir de quels montants).
- Assurez-vous que vos fiches clients et fournisseurs sont à jour pour éviter les corrections manuelles.
- Connectez votre facturation à votre comptabilité et, si possible, à votre banque.
- Connectez votre solution à une Plateforme Agréée (ex- PDP) et au CDD (ex‑PPF), afin de transmettre et recevoir les factures au bon format sans intervention manuelle. Un intégrateur comme ART INFORMATIQUE peut vous aider à paramétrer ces liaisons, structurer vos processus et former vos équipes pour que l’automatisation soit vraiment fiable et durable.
En structurant votre démarche autour des bons outils, en adaptant vos processus et en formant vos équipes, vous transformez cette contrainte en levier de performance.=
Faites un choix raisonné en vous appuyant sur l’expertise d’un intégrateur comme ART INFORMATIQUE. Vous bénéficiez d’un accompagnement sur mesure pour une transition en douceur. C’est le moment idéal pour optimiser vos processus, sécuriser vos flux et améliorer durablement votre efficacité.
Pourquoi s'appuyer sur un intégrateur informatique ?
S’appuyer sur un intégrateur certifié EBP et SAGE est essentiel pour répondre aux obligations de la réforme de la facturation électronique. Chez ART INFORMATIQUE, nos experts maîtrisent les spécificités des intégrations natives avec les Plateformes Agréées (comme Cegid pour EBP), garantissant une connexion fluide via API ou connecteurs, sans ressaisies ni développements complexes.
Ils vous accompagnent aussi dans la configuration des formats obligatoires (Factur-X, UBL, CII), l’ajout des 4 nouvelles mentions légales, et la déclaration dans l’annuaire DGFiP, évitant les rejets de factures ou interruptions de flux.
FAQ : Passer à la facturation électronique
1/ Facturation électronique : qui est concerné ?
La facturation électronique (e-invoicing) concerne toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA pour leurs transactions domestiques BtoB, c’est-à-dire les livraisons de biens et prestations de services réalisées entre assujettis en France.
Elle s’applique dès le 1er septembre 2026 pour l’émission et la réception, avec un calendrier échelonné jusqu’en 2027. Les transactions B2C, internationales ou non-assujetties à la TVA (comme les exports) en sont exclues et relèvent du e-reporting.
2/ « E-reporting » : de quoi s’agit-il ?
Le e-reporting est l’obligation complémentaire à l’e-invoicing, qui impose la transmission automatique à l’administration fiscale (via le concentrateur de données de l’État, CDD, ex-PPF) des informations de transactions et de paiements pour les opérations non couvertes par la facturation électronique : ventes B2C aux particuliers, échanges internationaux (exports, intracommunautaires) et paiements de certaines prestations.
Ces données structurées (montants HT/TVA, identifiants, catégories d’opérations) facilitent le pré-remplissage des déclarations TVA, luttent contre la fraude et s’effectuent via une Plateforme Agréée (PA), avec une périodicité mensuelle, trimestrielle ou quotidienne selon le régime choisi.
3/ Comment envoyer une facture électronique ?
Pour envoyer une facture électronique, générez-la dans un format conforme (Factur-X, UBL ou CII) via votre logiciel de gestion, en intégrant les 4 nouvelles mentions obligatoires (identifiant PA émetteur/récepteur, etc.). Transmettez-la à votre Plateforme Agréée (PA), qui effectue les contrôles de conformité ; en cas de rejet, corrigez-la.
La PA l’envoie ensuite à celle de l’acheteur (via l’annuaire DGFiP), assure le suivi du cycle de vie et le e-reporting des données à l’État. L’acheteur y accède via sa PA ou son logiciel connecté.
